Asana - Ứng dụng web quản lý tiến trình công việc
Asana là ứng dụng web giúp các đội thực hiện việc quản lý các tác vụ và tiến trình công việc một cách hiệu quả. Đây là công cụ xuất sắc được thiết kế tỉ mỉ, bao gồm nhiều tính năng hữu ích giúp nâng cao năng suất làm việc nhóm.
Gõ email của các thành viên trong đội trước khi dùng ứng dụng web Asana
Asana là công cụ làm việc nhóm tập trung vào lĩnh vực quản lý tiến trình công việc nhưng cũng có thể quản lý tác vụ một cách dễ dàng. Các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ Asana để theo dõi các công việc phải làm hàng ngày, đồng thời cung cấp cho nhân viên một công cụ hiệu quả hơn email để theo dõi trạng thái của các công việc. Công cụ linh hoạt này có thể đáp ứng mong muốn của người dùng, cho phép theo dõi tất cả các loại công việc, tiến trình công việc và thông tin. Asana là một trong những phần mềm làm việc nhóm hiệu quả và tốt nhất dành cho các đội mà bạn muốn tìm kiếm.
Giao diện chính trông gọn gàng và bắt mắt của ứng dụng web Asana
Đăng ký sử dụng phần mềm với nhiều tính năng cao cấp
Cá nhân và các đội nhỏ có số lượng lên đến 15 người có thể sử dụng phần mềm làm việc nhóm Asana miễn phí nhưng phải chấp nhận một vài giới hạn nhất định. Với tài khoản miễn phí, người dùng được phép sử dụng tất cả các tính năng quản lý tác vụ chính. Người dùng có thể tạo ra các công việc, đưa ra hạn nộp, chỉ định những người chịu trách nhiệm cho công việc đó, thêm bình luận (comment) vào các tác vụ và tải lên (upload) các tập tin. Người dùng được phép tạo ra vô số các công việc, dự án và cuộc hội thoại. Người dùng Asana miễn phí chỉ nhìn thấy bảng điều khiển (Dashboard) cơ bản có thể được tùy chỉnh bằng nhiều biểu đồ cho thấy tiến trình công việc của một đội hoặc dự án nào đó. Tài khoản miễn phí cũng được tích hợp với nhiều tùy chọn hấp dẫn giúp hiển thị tiến trình công việc của cả đội hoặc dự án. Thế nghĩa là bạn có thể kết nối Asana với nhiều công cụ khác kiểu như Slack, HipChat, Github, Google Drive và Dropbox.
Ngoài việc hỗ trợ cho các đội có số lượng hơn 15 người, tài khoản trả phí còn đem lại một số lợi ích như thêm vô số khách (guest) vào một dự án, nhóm riêng tư và nhiều dự án, lĩnh vực tùy ý, mức độ phụ thuộc của công việc, tìm kiếm nâng cao, điều hành admin, hỗ trợ ưu tiên và một số lợi ích khác.
Như đã đề cập trên đây, Asana là một công cụ quản lý tiến trình công việc và cái khó nhất là biết cách sử dụng sao cho phù hợp với nhu cầu. Asana cũng hỗ trợ cho người mới sử dụng với các video hướng dẫn trực tuyến giúp học cách dùng Asana và phát huy các điểm mạnh của Asana.
Sử dụng lịch hiệu quả trong ứng dụng quản lý công việc Asana
Tính năng chính của ứng dụng web Asana
- Dễ dàng tạo ra các công việc (task) cho chính mình hoặc giao việc cho đồng đội
- Quản lý công việc theo bảng hoặc danh sách chung
- Tùy chỉnh Asana cho phù hợp với tiến trình công việc
- Thêm tiến trình công việc mới vào Asana một cách nhanh chóng và dễ dàng với các mẫu có sẵn
- Chia nhỏ công việc cho nhiều người
- Biến ý tưởng sáng tạo thành dự án
- Có hạn nộp để đảm bảo rằng mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời hạn
- Thêm tập tin đính kèm trên máy tính, Dropbox, Box hoặc Google Drive vào bất cứ công việc hoặc cuộc đối thoại nào
- Nói lời cảm ơn, giơ ngón cái hướng lên hoặc bình chọn cho công việc bằng trái tim
- Bình luận trực tiếp để biết chính xác việc cần làm
- Thảo luận về tiến trình của dự án
- Tham gia vào cuộc hội thoại và xem các dự án của đội ở cùng một chỗ
- Lập kế hoạch cho ngày với danh sách những việc cần ưu tiên làm
- Chỉ nhận thông tin cập nhật về các việc có liên quan tới mình
- Tìm kiếm công việc cần thiết một cách nhanh chóng
- Kiểm tra tiến trình công việc của các dự án mà mình quan tâm trong một giao diện có thể tùy chỉnh
- Xem danh sách công việc trên lịch
- Biết rằng ai chịu trách nhiệm cho công việc nào
- Làm việc với nhiều người trong Asana
- Hạn chế quyền truy cập dự án, tạo ra các nhóm ẩn hoặc công khai
- Admin có thể đuổi thành viên, bật SSO hoặc SAML và xuất dữ liệu
- Thêm vô số dự án vào Dashboard và tạo báo cáo trong Google Sheets
- Thêm hơn 15 thành viên cho từng đội và mời vô số khách
- Đính kèm các tập tin Dropbox trực tiếp vào công việc
- Đăng thông tin cập nhật lên kênh Slack khi có sự thay đổi trong không gian làm việc Asana
- Nhanh chóng và dễ dàng thêm các công việc vào Asana từ bất cứ trang web nào trong Chrome
- Truy cập Asana bằng thông tin sẵn có của doanh nghiệp
- Kết nối với Github để cả đội có thể cập nhật những sự thay đổi gần đây nhất về code
- Tích hợp với Google Drive để có thể dễ dàng lựa chọn và đính kèm các tập tin
Trò chuyện cùng các thành viên trong đội bằng ứng dụng làm việc nhóm Asana
Sử dụng ứng dụng web Asana một cách hiệu quả
Vì Asana là một ứng dụng web nên người dùng sẽ sử dụng ứng dụng này trong một trình duyệt. Các thành viên trong đội sẽ đăng ký một tài khoản Asana, sau đó một ai đó sẽ thiết lập các dự án và các đội để người dùng tham gia. Mỗi dự án đều có một danh sách các công việc. Mỗi công việc chính lại bao gồm nhiều việc phụ, ví dụ như người được giao việc, ngày hoàn thành công việc, tập tin đính kèm, bình luận, tag và những người theo dõi. Bạn có thể dựa vào các việc chính và việc phụ đó để theo dõi công việc. Các bình luận và dữ liệu khác giúp bạn hiểu điều gì đang diễn ra trong công việc để không cần mất công thảo luận thêm qua email hoặc một số hình thức khác. Sau khi hoàn thành các công việc, toàn bộ lịch sử và mọi thứ có liên quan sẽ được đính kèm với chính công việc đó. Ứng dụng Asana sẽ hiển thị các dữ liệu có liên quan, ví dụ như bao nhiêu công việc đã được hoàn thành trong dự án. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến Asana ngay bây giờ.
Bảo Linh
