Cách đóng dấu đúng luật vào văn bản - Quy định đóng dấu văn bản
Trong điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu có quy định: “Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật”. Vậy đóng dấu như thế nào là đúng theo quy định pháp luật? Chúng ta phải đóng dấu vào vị trí nào trên văn bản? Bạn có thể theo dõi nội dung phía dưới đây để đóng dấu 1 cách chính xác nhất cho những loại văn bản khác nhau.
Cách đóng dấu văn bản đúng luật
1. Đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Cách đóng dấu có chữ ký sẽ ăn cứ theo: Điều 12 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 và Khoản 2 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
Cách đóng dấu chữ ký:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
2. Đóng dấu treo
Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. iệc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Dấu treo được thực theo dựa theo Khoản 3 Điều 26 Nghị đinh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
Cách đóng dấu treo:
- Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
3. Đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai được đóng để trên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Quy định về đóng dấu giáp lai dựa theo Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
Cách thức đóng dấu:
- Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; văn bản gồm 2 tờ trở lên và mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
