FreshBooks Cloud Accounting for Android - Quản lý hóa đơn trên Android

FreshBooks là cách nhanh nhất để gửi hóa đơn cho khách hàng, sắp xếp các khoản chi và theo dõi thời gian khi di chuyển. Tham gia cùng hơn 5 triệu doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng FreshBooks nhằm giúp việc viết hóa đơn trở lên đơn giản hơn.

Đăng ký đơn giản

Nếu đã có sẵn tài khoản FreshBooks, bạn chỉ việc đăng nhập vào và bắt đầu sử dụng. Người dùng mới cần tạo tài khoản bằng cách cung cấp thông tin cơ bản. Nếu đang lên kế hoạch quản lý hơn 3 khách hàng, bạn sẽ phải kích vào nút Upgrade Account để điền thông tin hóa đơn đối với phí sử dụng tài khoản này.

Với $19.95 một tháng, người dùng có thể theo dõi 25 khách hàng và bạn còn truy cập được vào tài khoản trực tuyến để nhập các khoản chi tiêu. Trả $29.95 hoặc $39.95 để nhận được hỗ trợ khách hàng không hạn chế. Ở mức độ $39.95, bạn còn nhận được các tính năng hợp tác, timesheets, tính năng báo cáo và quản lý dự án.

Hiển nhiên, nếu đặt mua một trong 2 level cao nhất và sử dụng các tính năng tiên tiến, bạn không thể thực hiện mọi thứ trên điện thoại Android của mình và sẽ phải thiết lập các tác vụ trên trình duyệt desktop. Sau khi dữ liệu đã được thiết lập xong, người dùng vẫn có thể làm việc với cơ sở dữ liệu khách hàng, gửi hóa đơn và nhận thanh toán, theo dõi thời gian và các khoản chi tiêu trên Android. Và đương nhiên, mọi thứ bạn thêm hoặc chỉnh sửa trên điện thoại sẽ được đồng bộ với phiên bản trên desktop và iPad của ứng dụng.

Đầu tiên là Client

Không có dashboard thực nào, giống như những gì bạn thấy trong các ứng dụng tài chính trên desktop. Màn hình chủ hiển thị tổng số hóa đơn và 4 icon tương ứng với 4 chức năng của ứng dụng: Invoices, Clients, Time Tracking và Expenses.

Bạn có thể sẽ muốn tạo trước danh sách khách hàng nếu vẫn chưa có. Khi lựa chọn nút Clients trên trang chủ, người dùng sẽ thấy lựa chọn thêm khách hàng thủ công hoặc nhập từ danh bạ điện thoại. Các form có đủ thông tin cho một hóa đơn đơn giản. Dựa vào thông tin cơ bản về liên lạc, người dùng có thể lựa chọn loại tiền và thêm địa chỉ thứ 2 hoặc liên lạc phụ.

Các thẻ ở phía cuối màn hình cho phép người dùng chuyển đổi giữa khách hàng Active, Archived và Deleted, icon ở trên cho phép refresh màn hình, tìm kiếm khách hàng hoặc tạo mới. Đường link ở phía cuối màn hình cho phép bạn tạo hóa đơn mới, bảng kê giá cả hoặc dự án cho khách hàng đó.

Invoices và Items

Khi kích vào nút Invoices, danh sách hóa đơn hiện tại sẽ xuất hiện, màn hình này sử dụng công cụ điều hướng giống như trang Client. Kích vào dấu + và màn hình Invoice Detail sẽ xuất hiện. Tại đó, bạn có thể lựa chọn khách hàng hiện tại hoặc tạo mới, nhập ngày, số PO hoặc hóa đơn và giảm giá, lựa chọn tài khoản Paypal để chi trả, xác định các điều khoản và tạo ghi chú.

Đường link More Actions ở phía cuối màn hình hóa đơn cho phép bạn làm việc với từng dạng. Người dùng có thể nhập khoản chi, xem hóa đơn trong định dạng PDF, khi nào nó xuất hiện với khách hàng và gửi qua email. Không có bản báo cáo tài chính chuẩn, nhưng khi tìm kiếm hóa đơn nào đó, bạn sẽ thấy hiện trạng của nó.

Cả 2 mục invoice và item, giống như bản ghi khách hàng, cung cấp đủ thông tin chi tiết để hỗ trợ một doanh nghiệp. Không có icon trang chủ riêng biệt để tạo cơ sở dữ liệu, dẫu vậy, bạn có thể thực hiện điều này nhanh chóng giống như tạo hóa đơn. Đối với mỗi item, người dùng có thể nhập tên, miêu tả, chi phí, số lượng và thuế bán hàng.

Time và Expenses

2 icon cuối cùng trên trang chủ sẽ dẫn bạn đến màn hình khác, cho phép quản lý thời gian và chi phí. Kích vào Time Tracking, và sử dụng công cụ điều hướng giống như 2 icon trước - người dùng có thể nhập thời gian thủ công hoặc bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian. Dù thực hiện bằng cách nào đi nữa, bạn vẫn có thể dễ dàng thêm giờ vào hóa đơn. Kích vào Expenses và dấu +, camera của thiết bị sẽ tự động xuất hiện và người dùng chỉ việc chụp ảnh của hóa đơn để lưu lại vào bản ghi chi phí. Tất nhiên, bạn cũng có thể bỏ qua bước này và nhập thông tin chi phí của chính mình.

Dưới đây là lý do tại sao FreshBooks là giải pháp kế toán đám mây số 1 được thiết kế dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ:

Gửi hóa đơn cho khách hàng dù ở bất kỳ nơi nào:

• Tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp, ước tính ngay từ văn phòng của khách hàng.
• Ngay lập tức biết được liệu khách hàng đã xem hóa đơn của mình bằng cách kiểm tra hiện trạng hóa đơn.
• Nhập khách hàng vào hóa đơn ngay từ danh bạc của điện thoại.

Dễ dàng nắm bắt và quản lý các khoản chi tiêu khi di chuyển:

• Chụp một bức ảnh về hóa đơn chi tiêu và lưu chúng lại trên đám mây để làm bản ghi.
• Đính kèm hóa đơn chi tiêu vào hóa đơn và dễ dàng tính toán lại chi phí cho khách hàng.

Theo dõi thời gian bất cứ khi nào có cảm hứng:

• Bật bộ đếm thời gian khi theo dõi khách hàng và không bị mất hóa đơn lần nữa.
• So sánh hóa đơn thời gian với ngân sách dự án và lọc thời gian.
• Hợp tác với đội của mình qua timesheet của đội.

Quản lý công việc kinh doanh trong tầm tay:

• Tài khoản FreshBooks của bạn có thể truy cập ở bất kỳ đâu, trên tất cả các thiết bị, cho phép người dùng làm việc ở bất kỳ nơi nào, bất cứ lúc nào.
• Ở khu vực không có sóng? Làm việc offline và dữ liệu sẽ được đồng bộ lên đám mây ngay khi có kết nối Internet trở lại.
• Dữ liệu sẽ được sao lưu và bảo mật qua nhiều trung tâm dữ liệu, đăng sau firewall với mã hóa 256 bit - nghĩa là nếu bạn bị mất điện thoại, tất cả dữ liệu đều được giữ nguyên.

Kế toán đám mây giúp tiết kiệm thời gian và giúp bạn được trả tiền nhanh hơn:

• Thiết kế đơn giản và trực quan, được xây dựng dành riêng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người không muốn sử dụng những phần mềm kế toán phức tạp.
• Nhận tiền thanh toán nhanh hơn bằng cách chấp nhận thanh toán trực tuyến qua PayPal, thẻ tín dụng, echeck hoặc 11 cổng thanh toán khác.
• Theo dõi tiền đến và giữ kiểm soát chặt chẽ với tiền xuất qua báo cáo chi, báo cáo tài khoản, bảng cân đối - cùng với 20 báo cáo tài khoản khác để giúp việc tạo báo cáo đơn giản hơn.
• Tích hợp với tài khoản FreshBooks với hơn 70 đối tác đám mây của nhà cung cấp, bao gồm Basecamp Classic, Google Apps, Shopify, Zendesk, Constant Contact).

FreshBooks for Android yêu cầu có tài khoản FreshBooks. Tải ứng dụng này và tạo tài khoản miễn phí hoặc đăng nhập với thông tin tài khoản hiện tại để bắt đầu sử dụng.

Lam Le