Google Apps for Work - Bộ ứng dụng trực tuyến hỗ trợ doanh nghiệp

Google Apps for Work là giải pháp điện toán đám mây hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với năng suất cao hơn, bao gồm các bộ ứng dụng cốt lõi: Gmail, Google Hangouts, Google Drive, Google Calendar và Google Docs.

Google Apps for Work (Tên cũ: Google Apps for Business) là một sản phẩm của Google, tích hợp nhiều ứng dụng sẵn có. Ngoài ra, bộ ứng dụng này còn bổ sung nhiều tính năng khác như tùy chỉnh địa chỉ email theo tên miền của người dùng (chẳng hạn www.yourcompany.com), hỗ trợ 30GB dung lượng lưu trữ tài liệu, tư vấn điện thoại và email 24/7.

Theo thông tin trên trang cung cấp dịch vụ, bộ sản phẩm Google Apps for Work đến nay bao gồm Gmail, Google Calendar, Google Drive, Hangouts, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sites, Google+ và Google Apps Vault. Ngoại trừ Google Apps Vault, tất cả các sản phẩm đều được bao gồm trong gói cơ bản với giá $5 mỗi người dùng mỗi tháng hoặc $50 mỗi người dùng mỗi năm. Đặc biệt, gói Drive for Work, bao gồm Google Apps Vault được cộng thêm dung lượng lưu trữ không giới hạn với giá $10 mỗi người dùng mỗi tháng.

Một lưu ý đối với người dùng rằng tài khoản Google và Google Apps là hoàn toàn khác nhau. Cả hai tài khoản này đều cho phép truy cập nhiều sản phẩm của Google nhưng chúng có những điểm khác biệt nhất định. Tài khoản Google là một hệ thống đăng nhập hợp nhất, nghĩa là bạn có thể sử dụng nhiều sản phẩm tiêu dùng miễn phí của Google như Gmail, Google Groups - do chính Google quản lý. Trong khi đó, Google Apps lại cấp quyền truy cập các sản phẩm này nhưng tổ chức của bạn lại được toàn quyền kiểm soát chúng.

Điểm nổi bật của Google Apps for Work

• Cho phép truy cập vào nhiều dịch vụ của Google và tạo tên miền duy nhất cho tổ chức, được phân làm các mục như sau: Liên lạc (Gmail, Hangouts, Lịch, Google+), Lưu trữ (Drive), Soạn thảo (Word, Trang tính, Biểu mẫu, Sites và Trang trình bày), Quản lý (Quản trị và Vault).
• Tự do làm việc ở mọi nơi vì tất cả các dữ liệu đều được đồng bộ.
• Tăng tính bảo mật và quyền kiểm soát cho doanh nghiệp thông qua một bảng điều khiển được Google cung cấp.

Lợi ích của Google Apps for Work

Tăng tính bảo mật

Google Apps bao gồm nhiều tính năng bảo mật quan trọng được thiết kế riêng để bảo mật dữ liệu cho người dùng và giữ chúng trong tầm kiểm soát. Cho chù chúng thuộc loại thông tin nào và bạn đã chia sẻ cho ai, tất cả đều do bạn là người nắm giữ. Ngoài ra, trung tâm dữ liệu của Google Apps cũng cung cấp khả năng bảo mật đặc biệt và đảm bảo quyền truy cập đáng tin cậy.

Kết nối mọi nơi mọi lúc

Google Apps sẽ tự động lưu toàn bộ công việc của người dùng lên đám mây. Do vậy, dù ở thời điểm nào hay đang ở địa điểm nào, bạn cũng có thể truy cập vào email, lịch, tài liệu và trang web với tất cả những thông tin sẵn có. Lợi ích này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp, bởi vì nhờ vậy mà tất cả các nhân viên và khách hàng đều có thể làm việc hiệu quả, chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet.

Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn

Google Apps đem lại cho bạn một giải pháp để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn bằng cách tăng sự hợp tác giữa tất cả các nhân viên trong công ty, kể cả đối tác và nhà cung cấp. Thay vì phải mất thời gian gửi đi gửi lại các thông tin cho nhiều người, giờ đây bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu, bảng tính, bản trình bày và các dữ liệu khác một cách nhanh nhất.

Ngoài ra, nhờ có Google Apps, các công việc hàng ngày như lập hóa đơn, lập dự toán, lịch trình.... cũng dễ dàng được thực hiện. Bạn hoàn toàn có thể tập trung cho các công việc thực sự quan trọng thay vì bị chi phối bởi quá nhiều thứ xung quanh. Chỉ cần đăng nhập vào Google Apps và thực hiện những gì bạn muốn.

So sánh với Microsoft Office 365

Google Apps for Work và Microsoft Office 365 đều là hai ứng dụng rất hữu ích đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Tuy nhiên, theo đánh giá, với mức chi phí thấp hơn, Google Apps for Work được khá nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa tin dùng, trong khi Microsoft Office 365 lại là sựa lựa chọn lý tưởng của nhiều doanh nghiệp lớn.

Về bản chất

Xét về bản chất, Google Apps for Work là sự tích hợp của 3 dịch vụ chính, đó là Gmail, Hangouts và Drive. Còn Microsoft Office 365 là sự kế hợp hoàn hảo của Word, Excel, Outlook và PowerPoint.

Dung lượng lưu trữ

Nếu lựa chọn sử dụng Microsoft Office 365, mỗi người dùng sẽ được ít nhất 1TB dung lượng lưu trữ đám mây, còn với Google Apps for Work, nhà phát triển lại có sự phân chia đối tượng khách hàng khá rõ ràng: Doanh nghiệp nhỏ sẽ được sử dụng 30GB, thấp hơn so với Officer 365; nhưng lại không giới hạn không gian lưu trữ dành cho các tài khoản có ít nhất 5 người sử dụng dịch vụ, có giá trị hợp đồng ít nhất 10USD/tháng hoặc 120USD/năm.

Số gói dịch vụ

Google Apps for Work với chiến lược thông minh khi chỉ đơn giản cung cấp hai gói dịch vụ cho người dùng lựa chọn: Gói 5USD/người dùng/tháng - tương ứng 50USD/người dùng/tháng và gói 10USD/người dùng/tháng - tương ứng 120USD/người dùng/tháng; cả hai gói đều chưa bao gồm thuể. Trong khi đó, hãng Microsoft lại khá rắc rối khi đưa ra 6 gói dịch vụ: 3 gói dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, 3 gói còn lại dành cho các doanh nghiệp lớn với giá thành dao động từ 5 - 20 USD/tháng có cam kết sử dụng.

Hiệu quả

Về cơ bản, Microsoft Officer 365 sở hữu nhiều điểm vượt trội cả về hình thức lẫn nội dung hơn so với Google Apps for Work. Từ khả năng xử lý văn bản của Word so với Docs, Excel so với Google Sheets hay Powerpoint so với Google Slides, tất cả đều cho thấy những điểm mạnh không thể phủ nhận của các công cụ Office. Tuy nhiên, thực tế trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp cùng đồng ý rằng Google Apps khá đơn giản và dễ sử dụng hơn. Trong nhiều trường hợp, với các nhu cầu tương tác, chia sẻ dữ liệu hay các can thiệp chỉnh sửa từ bên ngoài thì rõ ràng Google Apps là sựa lựa chọn đáng tin cậy mà không quá tốn kém.

Nhìn chung, cả hai công cụ này đều có những ưu, nhược điểm nhất định đối với các doanh nghiệp. Do vậy, tùy theo nhu cầu và điều kiện sử dụng, mà các nhà quản lý có thể cân nhắc để có thể lựa chọn được một giải pháp phù hợp và đem lại hiệu quả tốt nhất cho công ty của mình.

Hướng dẫn sử dụng Google Apps for Work 

Bước 1: Truy cập vào đây và đăng ký tài khoản 

Giao diện đăng ký Google Apps for Work 

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công tài khoản, người dùng cần lựa chọn tên mình theo ý muốn của mình: (1) Sử dụng tên miền đã mua từ trước hoặc (2) Mua mới một tên miền khác.

Lựa chọn tên miền

Nếu lựa chọn sử dụng tên miền đã có, trung tâm dữ liệu sẽ yêu cầu bạn xác minh điều này. Trong trường hơp mua tên miền mới, giao diện dịch vụ sẽ hiển thị như sau:

Giao diện mua tên miền mới

Bước 4: Tạo tài khoản Google Apps với tên miền và mật khẩu riêng của bạn.

Người dùng lưu ý quá trình dùng thử sẽ mất một chút thời gian do Google phải tiến hành thiết lập các cài đặt riêng và đồng bộ dữ liệu.

Bước 4: Lựa chọn mua gói dịch vụ

Bước 5: Sau khi đã mua tên miền và Google sẽ bắt đầu cung cấp dịch vụ cho bạn. Lúc này, bạn có thể sử dụng thoải mái nhứng dịch vụ tiên tiến nhất từ hãng.

Vân Anh