Kanbanchi - Ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm hiệu quả

Kanbanchi là ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm nhóm giàu tính năng rất hữu ích với những ai thường xuyên phải làm việc nhóm từ xa cùng đồng nghiệp.

Giao diện ứng dụng quản lý công việc Kanbanchi

Sử dụng tài khoản Google để bắt đầu sử dụng Kanbanchi, người dùng sẽ được tận hưởng tính năng hữu ích là tích hợp với Google Calendar và Google Drive. Ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm hoàn toàn miễn phí này sẽ giúp bạn không phải lo bù đầu bởi công việc. Chỉ cần click chọn Truy cập, đăng nhập bằng tài khoản Google, cho phép truy cập các thông tiên liên quan tới tài khoản cũng như cho phép truy cập ngoại tuyến và bắt đầu sử dụng.

Có 2 điểm quan trọng trong tính năng của Kanbanchi người dùng cần chú ý. Thứ nhất là mọi thông tin, dữ liệu mà bạn thực hiện trên Kanbanchi đều được đồng bộ hóa với tài khoản Google Drive, nghĩa là bạn sẽ tìm thấy file của chúng trong tài khoản Google Drive của mình. Thứ hai là vì là ứng dụng làm việc nhóm, bạn có thể bắt đầu mời người dùng cũng như chọn quyền thao tác cho họ (chỉ được xem, chỉnh sửa, bình luận) tương tự như với các file Google Drive khác thông qua địa chỉ email. Giờ thì hãy bắt đầu tìm hiểu ứng dụng quản lý công việc cực kì giàu tính năng này.

Kanbanchi thực hiện quản lý công việc theo các tab (hay còn gọi là các Dashboard), danh sách và thẻ (theo thứ tự các mục nhỏ dần). Dashboard là các mục lớn nhất được thiết kế giống như tab của trình duyệt nhưng nằm dưới cùng giao diện. Click chọn Add a New Tab giúp bạn thêm các tab mới. Trong mỗi tab là các danh sách và trong mỗi danh sách là các thẻ. Các thao tác người dùng có thể thực hiện với mỗi Dashboard bao gồm

• Sao chép Dashboard.
• Kích hoạt tính năng thông báo email.
• Thay đổi màu của thẻ đánh dấu.
• Xuất Dashboard dưới dạng file CSV (có lựa chọn chỉ xuất tiêu đề hoặc xuất cả tiêu đề và mô tả).

Quản lý theo từng Dashboard dưới dạng tab rất trực quan

Theo dõi lịch sử hoạt động trên từng Dashboard

Bên cạnh Dashboard Details - nơi cung cấp thông tin chi tiết về Dashboard khi bạn click vào - thì còn có mục Activity - nơi hiển thị lịch sử mọi thao tác được thực hiện Dashboard đó như thêm thẻ đánh dấu, xóa thẻ hay đổi tên danh sách.... Tất cả đều đi kèm với thời gian thực hiện rất chi tiết. Tính năng Branding - tính năng có trả phí (sẽ được nói thêm sau đây) - cũng được tìm thấy tại mục này.

Mô tả cụ thể hơn nội dung trong từng Dashboard. Mỗi Dashboard gồm các danh sách được xếp thành các cột lớn và trong mỗi cột là các thẻ liên quan. Để thêm danh sách, bạn click chọn biểu tượng dấu cộng ở phía bên phải ngoài cùng giao diện và điền tên cho danh sách đó. Với mỗi danh sách, người dùng có thể

• Di chuyển bằng cách giữ chuột trên tên và kéo thả tới các vị trí khác.
• Sao chép danh sách.
• In danh sách.
• Chọn tất cả thẻ hoặc xóa tất cả thẻ trong danh sách.
• Giới hạn số lượng thẻ trong danh sách.
• Rút gọn danh sách thành dạng nằm dọc để đỡ tốn diện tích.

Thu nhỏ các danh sách thành dạng dọc

Chia sẻ bằng đường link

Kiểu quản lý công việc phân cấp như thế này giúp người dùng dễ dàng truy cập vào công việc cần làm. Hình ảnh hiển thị theo tab và danh sách cũng khá trực quan và dễ tìm so với sử dụng thư mục dạng cây như trong Windows Explorer. Khi danh sách bị rút gọn thì bạn sẽ thấy nó nằm dọc theo giao diện và các thông tin chi tiết trong danh sách cũng sẽ bị ẩn. Trong mỗi danh sách sẽ là các thẻ. Để thêm thẻ, bạn click chọn biểu tượng dấu cộng ở dưới cùng mỗi danh sách liên quan. Với mỗi tấm thẻ, người dùng có thể

• Thêm mô tả.
• Chỉ định thẻ cho thành viên trong nhóm.
• Thêm ngày tháng.
• Sao chép và in thẻ.
• Thêm checklist cho công việc.
• Thêm bình luận.
• Đính kèm file (có thể tải file từ máy tính hoặc từ Google Drive).
• Lấy đường link của thẻ để chia sẻ cho người khác.

 
Thay đổi màu sắc, thêm chi tiết cho từng thẻ và sử dụng bộ lọc để tìm thẻ công việc dễ dàng

Ngoài ra người dùng cũng có thể thay đổi hình ảnh thẻ bằng màu nền khác hoặc sử dụng thẻ đánh dấu. Bạn có thể kéo thả để di chuyển vị trí của thẻ trong danh sách hoặc chuyển sang mục khác. Colour Tag cho phép sử dụng các nhãn đánh dấu lên từng thẻ với 8 màu. Để nhanh chóng tìm kiếm thẻ trong từng Dashboard thì bạn có thể sử dụng biểu tượng ở góc trái trên cùng giao diện (hình chiếc phễu). Tính năng Dashboard Filter này cho phép lọc thẻ theo ngày tạo, người được chỉ định thực hiện công việc, thẻ đánh dấu, thẻ màu, bình luận hay các bộ lọc khác. Tính năng này rất hữu ích khi bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng mà không cần lật giở từng danh sách trong Dashboard.

Chỉ định công việc cho người dùng khác

Kanbanchi còn sở hữu một số tính năng nâng cao có trả phí mà bạn có thể sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc. Mỗi tính năng này có mức giá là $20/tháng khi đặt mua theo tháng, $16/tháng khi đặt theo quý và $10/tháng khi đặt theo năm. Những tính năng này khá khác biệt so với những công cụ cùng tính năng. Các tính năng có trả phí này cũng không giới hạn khả năng truy cập vào các tính năng miễn phí của đồng nghiệp.

Gantt Chart

Chuyển Kanbanchi Dashboard sang dạng Gantt Chart chỉ với 1 cú click chuột. Gantt Chart là dạng biểu đồ thường được dùng để quản lý dự án, là 1 trong những cách phổ biến để trình bày hoạt động, nhiệm vụ... theo thời gian. Gantt Chart sẽ giúp bạn xem tất cả thẻ theo thời gian và kế hoạch dự án của nhóm rất trực quan.

Time Tracker

Bộ đếm giờ này này giúp người dùng theo dõi thời gian ngay trong Kanbanchi, chỉ cần lựa chọn thẻ, bắt đầu tính giờ và dừng khi hoàn thành công việc. Người dùng có thể theo dõi tiến trình làm việc của nhóm với thẻ trong tab Timing - nơi lưu trữ mọi thông tin liên quan tới người dùng.

Branding

Tính năng này cho phép tùy chỉnh giao diện ứng dụng với logo công ty hoặc hình nền. Nếu bạn sử dụng tính năng này, logo và hình nền sẽ hiển thị trên cả giao diện của các thành viên khác.

Tính năng Gantt Chart giúp hiển thị dạng biểu đồ quản lý công việc Gantt Chart

Kanbanchi là ứng dụng quản lý công việc vô cùng hữu ích khi bạn cần thực hiện các dự án lớn và có sự tham gia của nhiều người. Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu với tài khoản Google Drive giúp bạn không lo mất dữ liệu cũng như có thể truy cập mọi nơi. Với hình ảnh trực quan, khả năng tổ chức, quản lý có trật tự và dù ban đầu nhìn có vẻ phức tạp nhưng lại rất dễ sử dụng, Kanbanchi sẽ hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn.

Chia sẻ với người dùng khác qua địa chỉ email

Đặc điểm chính của ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm Kanbanchi

• Tích hợp với Google Drive và Google Calendar.
• Chia sẻ dễ dàng thông qua địa chỉ emai.
• Làm việc nhóm với địa chỉ Gmail của Google.
• Quản lý theo các mục trực quan.
• Sử dụng các thẻ đánh dấu, thẻ màu và màu nền.
• Lọc thẻ với bộ lọc đa dạng.
• Khả năng bình luận, đính kèm file cho từng thẻ công việc.
• Tính năng nhận thông báo qua email, theo dõi thay đổi trong thời gian thực, theo dõi lịch sử thay đổi.
• Nhiều tính năng nâng cao hữu ích có trả phí.
• Xuất file dưới dạng CSV.

Thuy Nguyen