Quyết định 155/2013/QĐ-BGDĐT - Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ,

sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Căn cứ Quyết định số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16 tháng 6 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra và Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 155 /QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Quy chế được áp dụng cho các đơn vị, tổ chức có chức năng quản lý nhà nước và cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi chung là cơ quan Bộ).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. "Văn bản đi" là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành đã hoàn tất các thủ tục chuyển phát, gửi đi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

2. "Văn bản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử, đến cơ quan Bộ và các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan Bộ.

3. "Văn thư cơ quan Bộ" là bộ phận tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành văn bản của cơ quan Bộ, thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

4. "Văn thư đơn vị" là cán bộ, chuyên viên, làm công tác văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan Bộ.

5. "Bản thảo văn bản" là bản được viết tay, in qua máy vi tính hoặc đánh máy, dự thảo ra một nội dung văn bản để từ đó soạn thảo, hình thành một văn bản hoàn chỉnh.

6. "Bản gốc văn bản" của Bộ Giáo dục và Đào tạo là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.

7. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản đã được cơ quan Bộ phê duyệt ban hành và được hình thành từ bản gốc văn bản.

8. “Hồ sơ công việc" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình xử lý, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc và được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến của một sự việc cụ thể.

Điều 3. Nguyên tắc về tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành, quản lý văn bản

1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Hiệu quả, khoa học và chính xác.

3. Đơn giản hóa thủ tục hành chính.

4. Quy trình liên thông, hợp lý, tập trung, thống nhất.

5. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu đang trong quá trình giải quyết.

Chương II
QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến

1. Văn thư cơ quan Bộ là đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý toàn bộ văn bản đến của cơ quan Bộ.

2. Cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ khi nhận được văn bản đến có liên quan tới công việc chung do lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến (dưới mọi hình thức) phải chuyển cho văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao theo quy trình xử lý văn bản của cơ quan Bộ.

3. Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận ngay trong ngày. Nếu văn bản đến vào cuối giờ ngày làm việc (giờ buổi chiều), có thể làm thủ tục tiếp nhận vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn, hỏa tốc trước giờ.

Điều 5. Thủ tục tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

1. Thủ tục tiếp nhận văn bản đến

a) Khi nhận bì văn bản đến, văn thư cơ quan Bộ phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu, … của văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận, đảm bảo chính xác mới ký nhận.

b) Trường hợp các bì văn bản đến có dấu hiệu bị mở trước khi nhận, hỏa tốc hẹn giờ đến chậm thì lập biên bản xác nhận thời điểm tiếp nhận và thông báo ngay cho nơi gửi biết để cùng phối hợp giải quyết.

c) Các bì văn bản đến có dấu thượng khẩn, khẩn, hỏa tốc hẹn giờ, hỏa tốc, mời họp phải bóc bì và xử lý tức thời ngay sau khi tiếp nhận.

d) Việc phân loại, bóc bì và đăng ký văn bản đến được thực hiện theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế công tác văn thư; bì văn bản đến có dấu Mật (C), Tối mật (B), Tuyệt mật (A) được thực hiện theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu bí mật nhà nước tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Văn thư cơ quan Bộ không nhận, gửi trả lại những văn bản không đúng các quy định về thủ tục hành chính, bao gồm các trường hợp sau:

a) Trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền.

b) Không đóng dấu (trừ văn bản điện tử), không số, không ký hiệu; không ghi ngày, tháng, năm ban hành; thiếu trang.

c) Văn bản gửi sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát và bản chụp dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ, tài liệu kèm theo).

Điều 6. Chuyển giao văn bản đến

1. Những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Bộ:

a) Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền ký vào “Phiếu xử lý văn bản đến” trình lãnh đạo Bộ để xin ý kiến giải quyết. Phiếu xử lý văn bản đến được thực hiện theo phụ lục đính kèm.

b) Sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo Bộ, văn bản được chuyển trở lại văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục chuyển giao.

2. Các văn bản gửi đến cơ quan Bộ có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ; thuộc chức năng, nhiệm vụ và theo lĩnh vực công tác của các đơn vị, Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có thẩm quyền ghi trực tiếp vào dòng "Chuyển" trong ô dấu "ĐẾN" và chuyển lại văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục chuyển đến các đơn vị.

a) Các trường hợp văn bản đến không ghi độ khẩn, văn thư cơ quan Bộ chuyển văn bản đến đơn vị được giao nhiệm vụ xử lý, giải quyết, ngay sau khi hoàn tất các thủ tục: ghi sổ văn bản đến, nhập dữ liệu máy tính, nhân văn bản (nếu có), ghi sổ chuyển giao văn bản đến của các đơn vị. Văn bản được đặt đúng vào ô chuyển văn bản của các đơn vị liên quan.

b) Các trường hợp văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết khẩn, hỏa tốc, ngay sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Chánh Văn phòng Bộ hoặc người có trách nhiệm, văn thư cơ quan Bộ chuyển trực tiếp hoặc liên hệ với cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư của các đơn vị để chuyển giao.

3. Đối với các văn bản đến sau 17 giờ 00 phút, cán bộ thường trực bảo vệ cơ quan Bộ có trách nhiệm tiếp nhận. Văn bản có dấu “hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “khẩn”, “thượng khẩn”, cán bộ thường trực phải ghi vào sổ trực số văn bản ghi trên bì, tên cơ quan gửi, giờ nhận văn bản và báo cáo ngay cho lãnh đạo Văn phòng hoặc người có trách nhiệm biết để kịp thời xử lý. Các văn bản khác, sẽ được bàn giao cho văn thư cơ quan Bộ vào đầu giờ buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp.

4. Những văn bản, tài liệu chuyển nhầm đơn vị xử lý, không thuộc chức năng giải quyết thì các đơn vị, cá nhân, trả lại ngay cho văn thư cơ quan Bộ để kịp thời chuyển đúng địa chỉ. Không chuyển trực tiếp từ đơn vị, cá nhân này sang đơn vị, cá nhân khác.

5. Văn thư đơn vị có trách nhiệm thực hiện các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, tiếp nhận văn bản của đơn vị đúng giờ quy định tại văn thư cơ quan Bộ.

a) Giờ nhận văn bản tại văn thư cơ quan Bộ: Buổi sáng từ 08 giờ 00 phút; buổi chiều từ 13 giờ 30 phút.

b) Các trường hợp văn bản cần xử lý có độ “Khẩn”, “Mật”, “Hỏa tốc”, ngay sau khi nhận được thông báo của Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ, văn thư đơn vị có trách nhiệm đến nhận trực tiếp tại văn thư cơ quan Bộ.

c) Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký, ghi vào sổ văn bản đến của đơn vị thì chuyển ngay tới Thủ trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền để cho ý kiến xử lý và giải quyết. Sau khi, Thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền đã có ý kiến xử lý, văn bản được chuyển giao cho các cá nhân thực hiện và theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết.

6. Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chặt chẽ, chính xác, đúng đối tượng và đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

a) Văn thư cơ quan Bộ thực hiện việc ghi chép thường nhật, đầy đủ, chính xác các thông tin vào sổ chuyển giao văn bản của các đơn vị, như: ngày, tháng chuyển giao; số, ký hiệu văn bản; số đến, ngày đến của văn bản.

b) Văn thư đơn vị, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Các trường hợp, văn thư đơn vị không thực hiện thủ tục ký sổ giao nhận văn bản, văn thư cơ quan Bộ không chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố thất lạc, mất văn bản.

7. Đối với văn bản mật

Việc giao nhận, quản lý, xử lý, sử dụng Điện mật, văn bản, tài liệu có độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” được thực hiện theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo .

8. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xử lý ngay các văn bản đến hàng ngày của đơn vị và giao cho chuyên viên theo dõi, nghiên cứu, xử lý.

9. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị, cá nhân, giúp lãnh đạo Bộ đôn đốc các đơn vị xử lý, giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ. Hàng tháng, kết quả xử lý văn bản, giải quyết công việc được tổng hợp và báo cáo Bộ trưởng.

Chương III
QUY ĐỊNH VỀ XỬ LÝ VĂN BẢN

Điều 7. Xử lý văn bản đến

1. Các đơn vị có trách nhiệm xử lý và chỉ xử lý xem xét giải quyết các văn bản đến khi đã đăng ký tại văn thư cơ quan Bộ.

a) Trường hợp văn bản từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi trực tiếp tới các Cục, Thanh tra, Văn phòng, có nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ; thẩm quyền giải quyết đã được Bộ trưởng phân công thì làm thủ tục đăng ký văn bản đến tại đơn vị.

b) Trường hợp văn bản đến, gửi tới các Cục, Thanh tra, Văn phòng, không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, ngay sau khi bóc bì, toàn bộ văn bản và bì gửi văn bản được chuyển về văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục đăng ký văn bản đến.

2. Quy trình xử lý văn bản đến phải theo đúng trình tự và thời gian quy định tại Quy chế làm việc của cơ quan Bộ; các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư và những quy định tại Quy chế này.

Điều 8. Hồ sơ trình lãnh đạo Bộ giải quyết công việc

1. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải lập hồ sơ trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Bộ.

2. Hồ sơ trình giải quyết công việc gồm có:

a) Tờ trình giải quyết công việc có chữ ký trực tiếp của Thủ trưởng đơn vị và chuyên viên xử lý soạn thảo.

b) Văn bản đến có dấu đăng ký công văn đến của văn thư cơ quan Bộ là cơ sở để xử lý công việc, chuyên viên không được gạch chân hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản này. Ngoài ra, có thể kèm theo các tài liệu khác có liên quan đến vấn đề trình, được sắp xếp theo trình tự dẫn giải nội dung trình (tất cả các tài liệu này đều phải liệt kê đầy đủ ở mục "các văn bản kèm theo" của Phiếu trình giải quyết công việc).

c) Ý kiến của các tổ chức, đơn vị, cá nhân trong và ngoài Bộ liên quan (nếu có).

d) Văn bản trình lãnh đạo Bộ phê duyệt phải là bản dự thảo văn bản cuối cùng đã hoàn chỉnh về nội dung và thể thức.

- Số lượng văn bản trình lãnh đạo Bộ phê duyệt là 02 (hai) bản. Trong đó, 01 (một) bản có chữ ký tắt xác nhận của Thủ trưởng đơn vị về phần nội dung và 01 bản không có chữ kỹ tắt để nhân bản phát hành. Nếu văn bản có phụ lục kèm theo, Thủ trưởng đơn vị phải ký tắt vào cuối tất cả các trang phụ lục.

- Trường hợp số lượng văn bản cần có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo Bộ nhiều hơn 02 (hai) bản thì đơn vị soạn thảo phải có đề nghị, nêu rõ lý do và số lượng cụ thể.

đ) Hồ sơ trình được sắp xếp khoa học; tất cả các văn bản, tài liệu quy định tại khoản 2 Điều này được ghim kẹp chắc chắn để tránh thất lạc.

e) Trường hợp văn bản cần gửi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài cơ quan Bộ, phải có văn bản đề nghị ghi cụ thể về: đối tượng, số lượng văn bản được phát hành, danh sách địa chỉ của đơn vị, tổ chức, cá nhân nơi văn bản cần gửi đến (theo nơi nhận của văn bản).

3. Văn bản, hồ sơ trình lãnh đạo Bộ phê duyệt có nội dung bí mật Nhà nước thì các quy trình xử lý phải được thực hiện đầy đủ theo các quy định hiện hành của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 6436/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định của Quy chế này.

Điều 9. Quy trình trình lãnh đạo Bộ phê duyệt, giải quyết công việc

1. Các đơn vị trình lãnh đạo Bộ phê duyệt văn bản, xin ý kiến chỉ đạo để giải quyết công việc phải qua văn thư cơ quan Bộ để rà soát trình tự, thủ tục và đăng ký số trình văn bản. Số trình văn bản được vào sổ đăng ký tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ. Không trình trực tiếp văn bản lên lãnh đạo Bộ, trừ trường hợp văn bản khẩn, hỏa tốc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.

2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm:

a) Lập Sổ đăng ký số trình văn bản.

b) Phân công cán bộ, công chức (người) chuyên trách việc tiếp nhận, rà soát, theo dõi hồ sơ trình lãnh đạo Bộ, kể cả tệp tin (file) điện tử của văn bản. Cán bộ, công chức (người) tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục trình ký.

c) Nếu hồ sơ chưa đúng quy định về: thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền, chưa đủ thủ tục thì trả lại ngay cho đơn vị chủ trì soạn thảo để bổ sung, hoàn chỉnh. Nếu đúng, đủ thì làm thủ tục tiếp nhận, chuyển giao cho thư ký lãnh đạo Bộ.

3. Thư ký lãnh đạo Bộ khi nhận được văn bản, hồ sơ trình lãnh đạo Bộ phê duyệt có trách nhiệm:

a) Kiểm tra, đảm bảo hồ sơ đầy đủ thủ tục, nếu thiếu phải báo cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân (chuyên viên) trực tiếp soạn thảo để bổ sung và hoàn chỉnh.

b) Rà soát văn bản về: thẩm quyền, chính tả, văn phạm, thuật ngữ; thể thức, kỹ thuật trình bày. Khi thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh nội dung thì trao đổi trực tiếp với Thủ trưởng đơn vị, cá nhân (chuyên viên) trực tiếp soạn thảo để thống nhất ý kiến hoặc ghi ý kiến yêu cầu đính kèm hồ sơ chuyển về văn thư cơ quan Bộ.

c) Mọi trường hợp văn bản, hồ sơ phải trả lại cho đơn vị để chỉnh sửa, bổ sung, phải trả qua văn thư cơ quan Bộ để theo dõi và làm thủ tục trình lần kế tiếp (lần hai hoặc lần ba); không trả trực tiếp.

- Khi nhận được văn bản, hồ sơ trả lại, các đơn vị chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh văn bản và thực hiện quy trình trình văn bản được quy định tại khoản 1 Điều này.

- Các văn bản, hồ sơ trình lần hai trở lên, phải gửi đính kèm văn bản hoặc ý kiến yêu cầu sửa chữa của lần trước (lần kề trước đó).

d) Sắp xếp các hồ sơ trình, ưu tiên trình những vấn đề cần xử lý gấp, xin khẩn.

4. Ký duyệt văn bản

a) Lãnh đạo Bộ ký duyệt văn bản thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác và giải quyết công việc theo sự phân công của Bộ trưởng.

- Trường hợp lãnh đạo Bộ đồng ý với nội dung dự thảo thì phê duyệt, ký trực tiếp 02 (hai) văn bản. Sau khi lãnh đạo Bộ đã phê duyệt, thư ký lãnh đạo Bộ chuyển về văn thư cơ quan Bộ để làm thủ tục phát hành.

- Trường hợp lãnh đạo Bộ không ký phê duyệt, có ý kiến chỉ đạo bổ sung hoặc sửa chữa vào văn bản, thư ký lãnh đạo Bộ chuyển lại văn thư cơ quan Bộ để trả lại đơn vị trình bổ sung, chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản, hồ sơ theo ý kiến chỉ đạo.

b) Văn bản lãnh đạo Bộ yêu cầu Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền, thừa lệnh:

- Thư ký lãnh đạo Bộ chuyển văn bản, hồ sơ, có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ về văn thư cơ quan Bộ để thực hiện theo ý kiến chỉ đạo.